Workflow é o termo em inglês para “fluxo de trabalho”. Ao pesquisar sobre estratégias de marketing e planejamento administrativo você frequentemente encontrará essa palavra por aí.
Na teoria, fluxo de trabalho se refere a todos os passos que são necessários para que uma tarefa seja cumprida.
A ideia é organizar a rotina e tornar o trabalho mais eficiente, podendo o workflow ser aplicado em qualquer empresa de qualquer segmento.
Passos para implantar workflow
Mas, para além da teoria, a ideia de um fluxo de trabalho se baseia principalmente no conceito de automatização e otimização.
Isso contribui para que todas as tarefas – desde as menores até as mais complexas – sejam realizadas de forma mais eficiente.
Veja quais são os 5 passos essenciais do Workflow:
1. Análise de processos:
Tudo começa com uma análise minuciosa a respeito dos processos internos hoje. Como as coisas acontecem em sua empresa? Quais são os passos essenciais?
2. Delegue responsáveis:
Em seguida, escolha líderes de setores que serão responsáveis por garantir que o fluxo de trabalho seguirá conforme planejado, incentivando e estimulando a equipe no cumprimento de metas.
3. Determine o “start”:
Todos precisam saber exatamente quando o workflow deve ser posto em prática. Você pode, por exemplo, estipular o início no primeiro contato de um novo cliente, ou na chegada de uma nova demanda.
Leia mais: Customer Success – o que é?
4. Liste as tarefas e ações:
Agora é hora de listar quais tarefas e ações devem ser postas em prática para que o fluxo de trabalhos seja devidamente otimizado. Identifique os gargalos e sugira soluções.
5. Determine o final:
Determine também qual é o ponto final, aquele que, quando alcançado, indica o sucesso da estratégia de workflow. Pode ser a publicação de uma pesquisa, o lançamento de um produto etc.
Impacto do Workflow na produtividade
A grande questão a ser analisada é o impacto do workflow na produtividade. Com a melhoria do fluxo de trabalho, tarefas que antes levavam um tempão para serem concluídas tendem a se tornar muito mais práticas.
Com isso, a sua equipe será desafogada, o que resulta em mais tempo para captação e retenção de clientes.
Além disso, a automatização de algumas tarefas acaba gerando um padrão de trabalho e diminui consideravelmente os riscos de erros durante as atividades.
Enfim, Workflow é mais uma estratégia que tem como finalidade otimizar a rotina e auxiliar na entrega de resultados cada vez melhores. Uma estratégia fácil de ser implementada e que pode revolucionar a sua empresa.